Operations Manager (m/w/d) Peer2Peer

Über uns

Seit mehr als 100 Jahren gestaltet der Stifterverband gemeinsam mit seinen Mitgliedern, Förderern und Partnern das Bildungs- und Wissenschaftssystem in Deutschland. Das Ziel: Bildung und Wissenschaft zu verbessern, die Innovationskraft der Gesellschaft zu stärken - unabhängig, gemeinwohlorientiert, partnerschaftlich.

Der Stifterverband sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Bereich Programm und Förderung in Berlin
einen Operations Manager (m/w/d) in Vollzeit (38,5 Stunden pro Woche). Die Stelle ist zunächst bis zum 31. Dezember 2030 befristet. Eine Verlängerung wird angestrebt.

Über die Position
Als Operations Manager (m/w/d) verantworten Sie die administrativen Projektsteuerung des vom
Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) geförderten Projekts „Peer2Peer –
Personalstrukturen und -entwicklung an deutschen Hochschulen stärken“. Die wissenschaftlichen
Institutionen in Deutschland stellen sich aktuell zahlreichen Herausforderungen in Bezug auf ihre
Personalstruktur, -gewinnung und -entwicklung. Hochschulleitungen haben die Notwendigkeit zu
Veränderungen erkannt, benötigen aber Unterstützung bei der Umsetzung und proaktiven Gestaltung. Vor
diesem Hintergrund wird das Projekt einen Beitrag zur Entwicklung von zukunftsorientierten
Personalstrukturkonzepten und ihrer Umsetzung an Hochschulen leisten.

Ziel der Rolle ist die Sicherstellung effizienter Abläufe, klarer Prozesse und einer verlässlichen
Projektorganisation.

Aufgaben

• Administrative Steuerung des Projekts sowie Berichtswesen an der Schnittstelle zwischen internem Drittmittelmanagement und Fördermittelgebenden
• Koordination und Abstimmung mit Mittelgebenden, externen Partnerinnen und Partnern und Dienstleistungsunternehmen
• Organisation von Zeitplänen, Meilensteinen und Terminen sowie kontinuierliche Strukturierung und Optimierung interner Prozesse
• Budgetplanung und -überwachung, Kostenkalkulation sowie Koordination von Beschaffungs- und Vergabeprozessen
• Ansprechperson für Fragen der Projektadministration im Team sowie Sicherstellung von Qualität und Verlässlichkeit administrativer Abläufe
• Prozessverantwortung für digitale Tools und Lösungen im Team, einschließlich Auswahl, Implementierung und Qualitätssicherung

Profil

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder abgeschlossenes Hochschulstudium
• Interesse an Themen der Hochschulentwicklung sowie schnelle Auffassungsgabe und Offenheit für neue Aufgaben
• Fundierte Projektmanagement-Kenntnisse; erste Berufserfahrung in öffentlich geförderten Projekten ist von Vorteil
• Grundverständnis von Fördermittelmanagement, Vergabeprozessen und administrativen Abläufen
• Sicherer Umgang mit Zahlen, Budgets, Belegen und Verträgen
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office sowie Routine im Umgang mit digitalen Kollaborations- und Projektmanagement-Tools
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohe Genauigkeit sowie strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke, diplomatisches Geschick sowie Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterentwicklung

Was wir bieten

• Mitgestaltung & Teilhabe – Flache Hierarchien, aktive Mitwirkung & engagierte Betriebsräte
• Gestaltungsspielraum – Eigene Ideen einbringen, neue Lösungen entwickeln & umsetzen
• Weiterbildung – Inhouse-Seminare, individuelle Fortbildungen & Wissenstransfer
• Work-Life-Balance – Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub & mobiles Arbeiten
• Familie & Beruf – Homeoffice, Sonderurlaub & kostenfreier PME-Familienservice
• Attraktive Standorte – Arbeitsplätze im Herzen Berlins
• Moderne Arbeitsumgebung – Neue Technologien & motiviertes Team
• Mobilität – ÖPNV-Zuschuss & Dienstradleasing mit JobRad
• Gesundheit – Verpflegungszuschuss, Gesundheitsworkshops & kostenlose Impfungen
• Vergütung – 13. Gehalt, Urlaubsgeld & betriebliche Altersvorsorge