Veranstaltungsmanager
(m/w/d)

Über uns

Seit mehr als 100 Jahren gestaltet der Stifterverband gemeinsam mit seinen Mitgliedern, Förderern und Partnern das Bildungs- und Wissenschaftssystem in Deutschland. Das Ziel: Bildung und Wissenschaft zu verbessern, die Innovationskraft der Gesellschaft zu stärken - unabhängig, gemeinwohlorientiert, partnerschaftlich.

Der Stifterverband sucht am Standort Essen oder Berlin, im Bereich Verbandskommunikation, zum nächstmöglichen Zeitpunkt, einen Veranstaltungsmanager (m/w/d), in Vollzeit (38,5 Stunden/Woche), zunächst auf 18 Monate befristet (mit Möglichkeit einer Verlängerung). 

Die Verbandskommunikation steuert die Kommunikationsaktivitäten des Stifterverbandes gegenüber Mitgliedern und Förderern. Ein zentraler Bestandteil ist die Planung und Durchführung hochkarätiger Veranstaltungen mit führenden Persönlichkeiten aus Wirtschaft, Wissenschaft, Zivilgesellschaft und Politik. Ziel dieser Vernetzungstreffen ist es, Entscheiderinnen und Entscheider aus verschiedenen Branchen und Sektoren zusammenzubringen, um gemeinsam Lösungen für zentrale Herausforderungen in Bildung und Innovation zu entwickeln und Kooperationen zu fördern.

Ihre Aufgaben

• In Ihrer anspruchsvollen und vielseitigen Rolle planen und betreuen Sie regionale Mitglieder-veranstaltungen und Gremiensitzungen des Stifterverbandes und sind für deren organisatorische Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung verantwortlich. Dabei arbeiten Sie eng mit den inhaltlich zuständigen Kolleginnen und Kollegen innerhalb der Verbandskommunikation zusammen.
• Darüber hinaus übernehmen Sie die Organisation des Gipfels für Forschung und Innovation (GFI), der innovationspolitischen Flaggschiff-Veranstaltung des Stifterverbandes in Kooperation mit der Nationalen Akademie der Wissenschaften Leopoldina, der VolkswagenStiftung sowie der Expertenkommission Forschung und Innovation (EFI). Sie stimmen sich hierzu abteilungsübergreifend mit den für Konzeption und Inhalte zuständigen Kolleginnen und Kollegen ab. 
• Ihre Aufgaben umfassen das Projektmanagement und die gesamte Veranstaltungsorganisation, dazu gehören: interne Koordination, Absprachen mit Locations, Reisemanagement, Erstellung von Ablaufplänen, Bearbeitung von Präsentationen und weiteren Unterlagen – vor Ort sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf. Im Hinblick auf den GFI sind Sie ferner für die Steuerung und Beauftragung von Dienstleistern, die Erstellung und regelmäßige Aktualisierung von Kostenübersichten sowie die Einhaltung von Budgetvorgaben verantwortlich.
• Im Rahmen Ihrer Tätigkeit übernehmen Sie das Teilnehmermanagement, einschließlich der Erstellung und Verwaltung von Veranstaltungen im CRM-System, dem Versand von Einladungen, Erinnerungen, Bestätigungen und Dankschreiben, der Bearbeitung von Rückmeldungen sowie der Erstellung von Teilnehmendenlisten und Namensschildern. Dabei arbeiten Sie intensiv mit den CRM-Systemen VEWA und MS Dynamics.
• Sie unterstützen die Projektleitung bei der Organisation weiterer zentraler Veranstaltungen wie der Jahresversammlung, der Vorstandssitzung und weiterer Netzwerkveranstaltungen des Stifterverbandes.
• Zudem übernehmen Sie allgemeine Assistenztätigkeiten zur Unterstützung des Teams.

Ihr Profil

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise als Veranstaltungskaufmann/-frau oder ein Studium im Bereich Eventmanagement abgeschlossen und verfügen über mindestens drei Jahre Erfahrung im Projekt- und Eventmanagement, zum Beispiel bei der Organisation von Konferenzen oder Gremiensitzungen (on- und offline).
• Ein hohes Maß an Gestaltungswillen, Organisationstalent, Zuverlässigkeit im zielorientierten, eigenverantwortlichen Arbeiten und eine gute Auffassungsgabe zeichnen Sie aus.
• Ihr Umgang mit MS Office und Projektmanagement-Tools ist sicher. Erfahrungen und Kenntnisse in der Arbeit mit Datenbanken und CRM-Tools (insbesondere MS Dynamics) wären wünschenswert.
• Sie verfügen über ein sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift.
• Eine gewissenhafte, zuverlässige Arbeitsweise, ein verbindliches Auftreten sowie Freude an der Arbeit in einem dynamischen Umfeld runden Ihr Profil ab.

Was wir Ihnen bieten

• Die Möglichkeit, die zentralen Veranstaltungen des Stifterverbandes für seine Mitglieder und Partner aus Wirtschaft, Wissenschaft und Gesellschaft wirkungsvoll mitzugestalten und weiterzuentwickeln.
• Flexible Arbeitszeiten unter Berücksichtigung der anfallenden Aufgaben.
• Einen attraktiven Arbeitsplatz im Herzen von Essen oder Berlin und die Möglichkeit von Homeoffice-Tagen.
• Eine moderne Arbeitsumgebung, die Zusammenarbeit mit einem motivierten Team und viel Gestaltungsspielraum.
• Vielfältige Möglichkeiten der Fort- und Weiterbildung, ein leistungsgerechtes Gehalt und zahlreiche Benefits.