Veranstaltungsmanager
(m/w/d)

Über uns

Seit mehr als 100 Jahren gestaltet der Stifterverband gemeinsam mit seinen Mitgliedern, Förderern und Partner das Bildungs- und Wissenschaftssystem in Deutschland. Das Ziel: Bildung und Wissenschaft zu verbessern, die Innovationskraft der Gesellschaft zu stärken - unabhängig, gemeinwohlorientiert, partnerschaftlich.

Der Stifterverband sucht am Standort Essen (Berlin auch möglich), im Bereich Verbandskommunikation, zum nächstmöglichen Termin, einen Veranstaltungsmanager (m/w/d), in Vollzeit (38,5 Stunden/Woche). Diese Stelle ist zunächst auf 18 Monate befristet. Eine Verlängerung ist möglich.

Die Verbandskommunikation bringt Mitgliedern und Förderern die Aktivitäten des Stifterverbandes näher und öffnet ihnen den Zugang zu seinem einzigartigen Netzwerk. Dafür gestaltet und organisiert das Team hochkarätige Veranstaltungen mit führenden Köpfen aus Wirtschaft, Wissenschaft, Politik und Zivilgesellschaft. Diese Vernetzungstreffen führen Menschen aus unterschiedlichen Bereichen und Branchen zusammen, um Kooperationen zu fördern und gemeinsam Lösungen für die zentralen Herausforderungen in Bildung und Innovation zu entwickeln.

Aufgaben

• Organisation regionaler Mitgliederveranstaltungen („Zukunftsforen“) und Gremiensitzungen des Stifterverbandes in enger Abstimmung mit den für die inhaltliche Ausgestaltung zuständigen Kolleginnen und Kollegen innerhalb der Verbandskommunikation
• Organisation des Gipfels für Forschung und Innovation (GFI) – der innovationspolitischen Flaggschiff-Veranstaltung des Stifterverbandes in Kooperation mit der Nationalen Akademie der Wissenschaften Leopoldina, der VolkswagenStiftung sowie der Expertenkommission Forschung und Innovation; hierbei abteilungsübergreifende Abstimmung mit den inhaltlich zuständigen Kolleginnen und Kollegen
• Im Einzelnen: interne Koordination, Absprachen mit Locations, Reisemanagement, Erstellung von Ablaufplänen, Bearbeitung von Präsentationen und weiteren Unterlagen, Teilnehmermanagement (Erstellung und Verwaltung von Events mit Microsoft Dynamics, Versand von Einladungen/Mailings, Bearbeitung von Rückmeldungen, Erstellung von Teilnehmerlisten und Namensschildern), Verantwortung für den reibungslosen Ablauf vor Ort
• Beim GFI zusätzlich: Steuerung und Beauftragung von Dienstleistern, Erstellung und regelmäßige Aktualisierung von Kostenübersichten sowie Einhaltung von Budgetvorgaben
• Unterstützung der Projektleitung bei der Organisation weiterer zentraler Veranstaltungen wie der Jahresversammlung, der Vorstandssitzung und weiterer Netzwerkveranstaltungen des Stifterverbande
• Übernahme von allgemeinen Assistenztätigkeiten zur Unterstützung des Teams

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise als Veranstaltungskaufmann/-frau, oder ein Studium im Bereich Eventmanagement, sowie mindestens drei Jahre Berufserfahrung im Projekt- und Eventmanagement (zum Beispiel bei der Organisation von Konferenzen oder Gremiensitzungen, on- und offline)
• Hohes Maß an Gestaltungswillen, Organisationstalent, Zuverlässigkeit im zielorientierten, eigenverantwortlichen Arbeiten und eine gute Auffassungsgabe
• Sicherer Umgang mit MS Office und Projektmanagement-Tools; Erfahrungen und Kenntnisse in der Arbeit mit Datenbanken und CRM-Tools (insbesondere MS Dynamics)
• Gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
• Gewissenhafte, zuverlässige Arbeitsweise, ein verbindliches Auftreten sowie Freude an der Arbeit in einem dynamischen Umfeld

Was wir bieten

• Mitgestaltung & Teilhabe – Flache Hierarchien, aktive Mitwirkung & engagierte Betriebsräte
• Gestaltungsspielraum – Eigene Ideen einbringen, neue Lösungen entwickeln & umsetzen
• Weiterbildung – Inhouse-Seminare, individuelle Fortbildungen & Wissenstransfer
• Work-Life-Balance – Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub & mobiles Arbeiten
• Familie & Beruf – Homeoffice, Sonderurlaub & kostenfreier PME-Familienservice
• Attraktive Standorte – Arbeitsplätze im Herzen Berlins
• Moderne Arbeitsumgebung – Neue Technologien & motiviertes Team
• Mobilität – ÖPNV-Zuschuss & Dienstradleasing mit JobRad
• Gesundheit – Verpflegungszuschuss, Gesundheitsworkshops & kostenlose Impfungen
• Vergütung – 13. Gehalt, Urlaubsgeld & betriebliche Altersvorsorge